• 07/02/2025

Scelta del sistema informativo in azienda

 Scelta del sistema informativo in azienda

Quante volte si è sentito parlare di sistema informativo aziendale? Tante, ma forse non abbastanza per comprenderne bene la sua portata

La terminologia può indurre in errore e consentire la focalizzazione esclusivamente sul supporto fisico che immagazzina le informazioni. Magari si ritiene che per sistema informativo si debba intendere la massa delle informazioni e dati disponibili. Oppure le procedure software per la loro gestione. Qualche antropo-aziendalista ritiene anche di comprendere chi, di fatto, sviluppa le elaborazioni delle informazioni. Chi avrà ragione? Tutti, seppur in parte.

Per sistema informativo aziendale si vuole intendere lo sviluppo, la raccolta, l’archiviazione, utilizzo, monitoraggio di informazioni, più o meno elementari. Per svolgere tutto ciò si ha bisogno di hardware, software e intelligenza, per una volta quella vera, non escludendo, a seguire, il supporto di quella artificiale.

Ma a cosa servono? Oltre ad ottemperare alle necessità di carattere amministrativo, gestire la correntezza operativa all’interno dell’azienda (produzione in primis), hanno il compito di supportare ed orientare dirigenti, manager e dipendenti nell’analisi dei problemi, nella visualizzazione delle possibili soluzioni, nella definizione di strategie e, non ultimo, nello sviluppo di nuovi business.

Tutte le imprese, a prescindere dalla dimensione, vivono di flussi strutturati di informazioni. A queste ultime è stato attribuito, a pieno titolo, status di fattore della produzione, alla stregua di capitale, lavoro, stato, terra e organizzazione, magari inseriti nel cluster da più tempo.

Bene, fin qui tutto chiaro. Adesso si comincia.
Il sistema informativo è qualcosa di ben più ampio del sistema informatico. I due termini non vanno confusi. Il secondo abbraccia gli aspetti tecnologici dei sistemi di elaborazione dell’informazione, in particolare per quanto attiene l’hardware, il software e le reti di comunicazione. Il sistema informatico, in breve, è la tecnologia di supporto del sistema informativo.
Il sistema informativo è il custode delle informazioni e muove dall’assunto che le stesse sono una risorsa “anomala” che non viene mai consumata ma tende ad “accrescersi” nel tempo con l’aumento della conoscenza ed il loro stesso utilizzo.

Di fatto è costituito da:
– un patrimonio di dati;
– un insieme di procedure per l’acquisizione e la produzione di informazioni e
per la gestione dei dati;
– un team di persone che sovraintendono a tali procedure;
– un set di strumenti necessari al trattamento, trasferimento e archiviazione dei dati e delle informazioni, unitamente ad un insieme di regole che rendono il processo funzionale.

Dopo esserci nutriti di queste considerazioni proviamo a fissare qualche elemento scendendo nel pratico.

Quando entro in relazione con un’azienda il migliore e più veloce modo per accelerare il processo di conoscenza passa attraverso una check list che puntualizza anche l’argomento in questione. Le situazioni sono molto differenti. Solo con riferimento all’elemento tecnico di stoccaggio delle informazioni si rilevano varie situazioni:

– Cloud gratuito – spazio che si può affittare, raggiungibile via web;
– Cloud a pagamento – idem come sopra ma maggiormente strutturato, con ulteriori potenzialità;
– NAS – è un dispositivo di archiviazione posto all’interno della rete che può svolgere diversi compiti, non ultimo il backup dei dati. Molto semplicemente è una interpolazione tra un computer ed un disco esterno;
– Server interno – è un computer il cui compito è quello di condividere, elaborare, gestire e archiviare i dati creati, utilizzati o richiesti dagli utenti oltre a gestirne gli accessi alla rete e le relative profilazioni;
– Server presso altre istituzioni – idem come sopra ma posizionato all’esterno dell’azienda e collegato con rete possibilmente VPN – Virtual Private Network – più sicura della rete NAT perché apre un tunnel dedicato tra utenti;
– Singoli computers – è la non auspicabile situazione in cui gestione, elaborazione ed archiviazione insistono su un unico computer.
Sempre per esperienza personale, la tipologia di sistemi informativi presenti in azienda dipende dalla combinazione tra: tipologia di business, presenza o meno di sistemi gestionali, tipologia di attività in outsourcing.

Proviamo ad evidenziare alcuni tra i più conosciuti moduli:

– ESS Executive Support System – utilizzato dai più alti livelli organizzativi per assumere decisioni su nuove problematiche;
– DSS Decision Support System – serve per prendere decisioni e risolvere problematiche utilizzando sia i dati interni all’azienda che quelli provenienti dall’esterno;
– TPS Transaction Processing System – utilizzato per risolvere operazioni aziendali correnti;
– MIS Managing Information System – idem come sopra;
– SCM Supply Chain Management – adottato per coordinare e gestire le varie funzioni aziendali sia all’interno dell’azienda che lungo la catena di approvvigionamento;
– ERP Enterprise Resource Planning – gestisce più processi aziendali e più risorse. Le aree di cui si occupa questo sistema vanno dalla gestione dei materiali (approvvigionamento e stoccaggio) alla produzione, finanza, marketing e altro;
– CRM Customer Relationship Management – sistema informativo ampiamente utilizzato dalle aziende per gestire i clienti.

Siamo in presenza di molti elementi il cui mix può generare tantissime soluzioni. Come al solito non ne esiste una “tipo”, ma quella più compatibile con le nostre attese che non potranno non dipendere almeno da: dimensione, sensibilità dell’impresa, prospettive di crescita, cultura aziendale, cultura delle informazioni.
La ricerca del Santo Graal tra i sistemi informativi continuerà ad essere sempre viva. Tuttavia, pur non volendo restringere troppo la visuale dell’imprenditore, suggerirei di individuare soluzioni che, già nell’immediato, possono supportarlo, lasciando sempre aperta la possibilità a nuovi e più elaborati processi.
In tutte le fasi della vita aziendale ciò che conta è sempre la migliore possibile correlazione tra strumento, costo e bisogno.

 

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Umberto Alunni

Giornalista, consulente aziendale, motivatore, scrittore

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