Scelta del sistema gestionale

La leadership è fare le cose giuste La gestione è fare le cose nel modo giusto
Questa considerazione mi rimbalza da anni, sebbene non ne ricordi la fonte. Nella sua essenza evoca con grande lucidità ciò che l’imprenditore dovrebbe tenere sempre a mente. Tralasciando la prima parte, che potrà essere oggetto di future riflessioni, ci soffermiamo sulla seconda: la gestione.
Individuare il giusto modo per fare le cose non è una considerazione di stampo “cerchiobottistico” ma una vera e propria missione. Il concetto di “giusto” non evoca parametri religiosi né civili ma esclusivamente aziendali e significa, in buona sostanza, che ci si deve comportare in modo che si possa durare nel tempo, in modo correlato a cosa si ha in testa e a cosa si pensa di avere in mano per portare avanti il progetto imprenditoriale. Per quanto ovvio, senza deflagrare troppo, c’è un concetto di “giusto” per ogni stagione, per ogni situazione e, diciamolo pure, per ogni azienda.
In ogni caso l’imprenditore deve avere le idee chiare e fare in modo che, per quanto ritenuto opportuno, siano trasmesse ai suoi collaboratori. Ricordiamo anche che il passaggio non potrà avvenire solo per “induzione”. Il responsabile dell’azienda dovrà avere cura di condividere il condivisibile in occasioni di incontri, riunioni e nelle varie manifestazioni di relazione per assicurarsi la possibilità di essere supportato nel suo progetto.
Un buon sistema gestionale avrebbe le potenzialità per finalizzare le attese dell’imprenditore.
Da una ricerca dell’ASSOSOFTWARE, in collaborazione con il Politecnico di Milano emergono i seguenti aspetti:
- Il fatturato generato dai produttori di software gestionale tocca i 17,3 miliardi di euro nel 2020 (+16% rispetto al 2019), tuttavia la crescita del mercato e dei livelli di diffusione delle soluzioni non si traduce in una maggiore maturità di utilizzo;
- Solo il 29% delle PMI e PA utilizzatrici ha integrato almeno in parte i software adottati per una digitalizzazione complessiva dei processi;
- Tra i benefici dei software gestionali risaltano la maggiore visibilità e trasparenza dei processi (riscontrato dal 77% del campione), l’aggiornamento in tempo reale (76%), l’agilità e la resilienza organizzativa, anche durante l’emergenza sanitaria (69%), la proattività di risposta ai cambiamenti del mercato (65%) e il supporto a una maggiore scalabilità del business (57%).
I dati non sono recenti ma danno il senso di quanto ci sia ancora da fare, soprattutto con riferimento al target delle MPMI imprese, alle quali si riferiscono prioritariamente le nostre attenzioni.
Quali sistemi gestionali insistono nelle aziende con dimensioni più contenute? Se non ne hanno cosa sarebbe opportuno fare? Vale la pena acquisire un sistema gestionale standard o farsi sviluppare un modello taylor made? Sono tutte riflessioni lecite alle quali non è semplice dare una risposta univoca. Bisogna tenere conto che l’innesto in azienda di un sistema gestionale non costituisce automaticamente la risoluzione dei problemi e la corretta messa in fase della gestione.
Proviamo a vedere insieme le principali fasi per l’innesto di un sistema gestionale:
- Individuazione del sistema gestionale;
- Adeguata preparazione interna;
- Attivazione in parallelo;
- Verifica messa a terra e raccordo con altri processi
Riguardo a – Individuazione del sistema gestionale – un’impresa necessita di ordine e di una gestione ottimizzata dei dati per poter coordinare e affrontare ogni situazione con chiarezza, velocità e praticità. Nel momento in cui un’azienda cresce, aumentano con essa i dipendenti e i clienti e, quindi, è richiesta una maggiore organizzazione interna: avere il controllo di tutti i reparti e fornire informazioni puntuali e specifiche a ogni collaboratore diventa difficile, se non impossibile. Per questo fornirsi di un buon gestionale diventa un elemento di grande valore aggiunto per un’azienda che non vuole commettere errori e desidera operare al massimo della produttività e della trasparenza, con flussi tracciati ed una corretta imputazione delle attività assegnate a ciascuna risorsa. In questo articolo elenchiamo quindi quali caratteristiche deve possedere un sistema gestionale per essere davvero uno strumento utile per le aziende. Deve avere i processi lineari, consolidati, navigabili, tracciati, con estrema chiarezza nel “chi fa cosa”. Altri elementi indispensabili sono il controllo, la velocità, il risparmio dei costi e la sicurezza dei dati gestiti.
L’azienda deve rendersi conto di cosa sta acquistando, di quanto e di come potrà assolvere alle necessità originarie. Non esiste in natura un sistema che risolve fin da subito tutti i nostri problemi e su questo si dovrà ragionare a lungo.
In ogni caso tutte le aziende si trovano di fronte ad un bivio: il sistema deve occuparsi della componente industriale o assolvere anche alle funzioni amministrative (contabilità, bilancio, iva, etc)? Optare per la seconda soluzione significa allungare fortemente i tempi di gestazione. Di norma si sviluppa nelle aziende più strutturate. Le più piccole confinano il sistema alla parte industriale e di controllo. Ciò anche perché le incombenze amministrative sono obbligatorie ed hanno già necessariamente stimolato l’impresa ad attrezzarsi, in un modo o nell’altro.
L’adeguata preparazione interna si risolve con la creazione di un gruppo di lavoro composto dalle varie Figure aziendali la cui attività sarà lambita dal sistema gestionale. Ciascuno deve dire la sua ed essere convinto, fin da subito, che niente sarà come prima. Il gruppo di lavoro non si scioglie con l’avvio del sistema gestionale. Gli incontri successivi saranno meno frequenti ma è opportuno che rimanga quale osservatorio permanente, anche per non raffreddare il senso di squadra costruito intorno al sistema.
Si consiglia l’attivazione in parallelo a quanto già utilizzato, sia esso un sistema vetusto, un foglio elettronico, una APP, un foglio di carta. Ciò si rende indispensabile per evitare di tuffarsi in una nuova gestione avendo già abbandonata la precedente. Un minimo di parallelo può servire. Altro elemento da prendere nella dovuta considerazione è la verifica messa a terra e raccordo con altri processi.
Molto spesso la invasività del sistema gestionale richiede la revisione di importanti processi interni già in funzione. Tanto per fare degli esempi, potrebbe essere necessario rivedere il regolamento organizzativo interno, magari anche l’organigramma, il funzionigramma ed il mansionario. Questa fase è molto importante e certosina. Tutti i documenti che descrivono i processi interni devono parlare la stessa lingua, riferirsi alle stesse logiche e dare il senso che sono costruiti per regolare al meglio l’attività aziendale. Un investimento in questo senso genererebbe delle importanti utilità e restituirebbe a tutti gli stakeholders la sensazione di una volontà imprenditoriale tendente alla vera ottimizzazione dei processi, non al loro mero innesto.
Un sistema gestionale non va visto come ottimizzazione di una distinta di base o di un raccordo con l’amministrazione. E’ qualcosa di molto più pervasivo che, oltre a sconvolgere la vita di un’azienda non può non scuotere la coscienza ed il modo di contribuire di chi ci opera con passione e senso di responsabilità.
In ultima analisi: quale può essere il sistema gestionale che fa al caso del singolo imprenditore? Dopo quanto enunciato mi verrebbe da rispondere: la risposta è dentro di te.
Con l’auspicio che non sia sbagliata, come evidenziava Corrado Guzzanti attraverso Quelo, in uno dei suoi più esilaranti sketch.
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