Reportistica taylor made
Quanto e come è realmente possibile la costruzione personalizzata di un sistema di reportistica per la propria azienda
L’impresa, nel corso del suo sviluppo, sia di breve che di medio lungo periodo, ha varie necessità di entrare in relazione con i suoi stakeholder. Con ciascuno di essi il rapporto deve essere efficace, veloce, coerente e sostenibile.
Uno degli strumenti attraverso i quali si sviluppa la relazione è la reportistica. Conoscere in primis, e far conoscere la propria azienda, costituisce l’essenza dell’essere imprenditore, al punto che può essere considerato uno dei più validi atout.
In queste nostre riflessioni non entreremo nel merito qualitativo delle informazioni contenute nei report ma solo, si fa per dire, sulla portata esplicativa e divulgativa degli stessi e sulla loro capacità/attitudine di rispondere alle aspettative dei destinatari.
L’esercizio può sembrare facile, ma basta solo minimamente addentrarsi nel ginepraio dei dati disponibili per comprendere che l’approccio ottimistico va valutato con attenzione.
Entrando nel merito, facciamo l’esempio di un possibile utilizzo di reportistica in occasione di una revisione delle linee di credito o per richiedere un nuovo prestito per investimenti. Ci dobbiamo chiedere:
- Quali informazioni servono?
- Come devono essere aggregate?
- Quale è il livello di dettaglio?
- Dove le prendo?
- Se non ne potessi disporre nell’immediato come posso agevolmente ottenerle?
Potremmo fare tanti altri esempi di utilizzo di reportistica, ma le domande alle quali dovremmo rispondere non cambierebbero di molto.
Va anche considerato che lo stakeholder per eccellenza è lo stesso imprenditore che si nutre di reportistica e non solo in occasione del fine mese.
Teniamo ovviamente conto che ogni azienda ha un suo sistema informativo – gestionale in grado di produrre reportistica. Di norma qualsiasi applicazione fornisce dei premasticati, intendendo per tali set di informazioni e reportistica concordata in sede di installazione e messa in fase del processo.
La produzione ed allineamento di report non richiede particolare dispendio di risorse qualora le informazioni elementari siano disponibili.
Va anche tenuto conto che in azienda le cose cambiano velocemente e potrebbero mettere in discussione quanto definito in sede di analisi o rendere più difficile la disponibilità dei reports che, nel frattempo, si rendono necessari.
Riepilogando:
- Le sempre più articolate relazioni con i vari stakeholders richiedono una ampia disponibilità e differenziazione di report;
- Spesso l’imprenditore ha necessità di consultare velocemente le informazioni della sua azienda e per questo ha bisogno di report snelli;
- In alcune situazioni ritiene opportuno soffermarsi su un determinato processo ed ha bisogno di una reportistica particolarmente dettagliata;
- Ciò che era regola ieri oggi potrebbe non esserlo più e quindi le situazioni di cui ai punti precedenti potrebbero anche evolvere velocemente.
Con questa perimetrazione l’imprenditore ha la necessità di avere la disponibilità tempestiva dei report che ritiene opportuni, in modo dinamico, senza i vincoli di un’analisi fatta in sede di attivazione del sistema informativo gestionale.
Quale può essere una possibile soluzione?
Semplice: lo stesso sistema informativo gestionale dovrà rendere disponibile un big data con le informazioni elementari ordinate per periodo.
Questa fonte di dati dovrà prevedere accessi differenziati in base ai ruoli ricoperti in azienda. Con un simile sistema parametrico si dovrà consentire la possibilità di costruire reportistica ad hoc senza particolari conoscenze informatiche. I reports che vengono costruiti dovranno rimanere in una sorta di anagrafe e rendersi disponibili per un possibile utilizzo futuro.
Big data, drivers e report: sono questi gli elementi che potranno rispondere alle aspettative dell’imprenditore e consentirgli la costruzione di quanto necessario. Questa articolazione potrà essere costruita anche per le piccole realtà aziendali.
Nella mia esperienza ho potuto constatare il loro funzionamento ed utilità e, in più di una occasione, mettere mano al processo di definizione dei drivers. Oltre all’analisi, un po’ di fantasia ed estro può fare la differenza e, magari, rendere possibile ciò che l’imprenditore non riteneva tale.
Cari amici imprenditori ricordate che in sede di analisi e installazione del sistema informativo gestionale per la vostra azienda è molto importante non essere attratti dalla gradevolezza dei reports ma dalla possibilità parametrica di potersene costruire quanti se ne vuole al momento del bisogno.
Anche in questa occasione torna comodo proporre l’amletico esempio tra il fornire pesce o la canna per pescare. Le metafore non sono state mai il mio forte ma è innegabile il loro aiuto nei ragionamenti e nelle scelte da adottare.
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