L’organigramma, il faro di un’impresa

“Guardi Lei mi deve dire come è inserito nell’organigramma dell’azienda”: Siamo nel bel mezzo di uno sketch tragi-comico dove i compianti Gianni Agus e Paolo Villaggio mettono in scena uno dei più conosciuti colloqui tra il povero Giandomenico Fracchia e il suo capo. L’inconsapevole dipendente ammette di non conoscere il suo posizionamento, forse attivando, di sicuro non sconfessando, un’alea di antipatia verso lo strumento in questione. 

Insomma: cosa rappresenta questo Organigramma? E’ così importante? In quale misura deve essere conosciuto e divulgato, all’interno e fuori dell’azienda? Domande assolutamente lecite e, forse, non del tutto scontate. 

Di fatto lo strumento rappresenta l’ossatura dell’azienda, ciò su cui si poggia, i riferimenti, gli snodi ed i punti di contatto tra le competenze aziendali, la modalità di coniugare e complementare gli skills e le potenzialità di ciascun comparto. Tutto qui? Forse no, ma siamo un pezzo avanti. 

E’ uno schema che regola il funzionamento ed il rapporto tra i vari ambiti aziendali, utilizzato anche per individuare le relative responsabilità, con riguardo ai processi aziendali che si governano tempo per tempo. Prima di fare ulteriori commenti in merito, e stimolare riflessioni, vediamo insieme quali tipologie principali di organigramma possiamo individuare:

• Gerarchico
• Funzionale
• Divisionale
• A matrice

Sono riportati per grado crescente di complessità. 

Nel modello gerarchico la struttura è semplice: chi sta sopra comanda e trasmette gli ordini a chi sta sotto. Questi ultimi si adoperano per eseguire le disposizioni e, il più delle volte, non restituiscono feed back per quanto svolto. Le informazioni viaggiano ad un senso di marcia, dall’alto verso il basso.

Con il modello funzionale si prende atto che i massimi livelli non necessariamente hanno conoscenze su tutti i problemi. Pertanto vengono istituite funzioni di staff con esperti negli specifici campi (es: organizzazione, vendite, personale). Queste studiano, gestiscono i problemi, fanno sintesi e riportano alle strutture responsabili che, grazie alle relative indicazioni, possono dare corrette disposizioni. Per quanto ovvio i componenti degli staff non possono impartire ordini alla struttura operativa né assumere direttamente decisioni. Lo fanno indirettamente attraverso il loro contributo verso gli organi decisionali. 

L’impostazione divisionale dell’organigramma si può attuare nelle aziende con maggior grado di complessità. Potrebbero, ad esempio, operare in più aree geografiche, con più stabilimenti di produzione o con diverse linee di prodotto. In tal caso la struttura si basa su più ripartizioni (divisioni), ciascuna delle quali si occupa di un determinato item. All’interno di ciascuna si opera con le funzioni aziendali sopra già descritte. La divisione, in tal modo, rappresenta un’azienda nell’azienda.

L’organizzazione per matrice utilizza il criterio funzionale e il criterio divisionale. Anche questo meccanismo ha una struttura elastica e adattabile alle necessità gestionali. Sono spesso organizzate a matrice le grandi aziende di costruzioni che realizzano contemporaneamente grossi progetti, ognuno dei quali deve essere costantemente monitorato e rendicontato. Può essere anche utilizzato per aziende che progettano bandi. Richiede una continua assegnazione e distribuzione di risorse, umane e non, tra le diverse fasi di esecuzione dei vari progetti. 

E’ interessante notare che non tutte le aziende pubblicizzano attraverso i loro strumenti Social il proprio organigramma. Ciò può dipendere da una precisa volontà di non voler diffondere la propria metodologia strutturale, magari al punto di considerarla un vero e proprio know how, o da una scarsa coscienza condivisa. Ad ogni modo è assolutamente importante che sia patrimonio al proprio interno. Non esiste un organigramma giusto ma, mi sia concesso un giro di parole, un ‘giusto organigramma’ alle necessità, attuali e prospettiche, dell’azienda.  

Lo strumento deve essere in grado di rispondere alle evoluzioni dell’impresa, non può essere una condizione ostativa allo sviluppo ma un elemento a sua volta accelerante. Per questo va predisposto tenendo conto che potrà modificarsi quando si riterrà opportuno. Dovrà essere compatibile con gli scambi di utilità verso l’esterno, con le ‘selle’ e ‘gobbe’ dell’andamento congiunturale. Insomma potrà essere tutto tranne uno strumento che risponde solo ad esigenze meramente amministrative e giuridiche. Dovrà avere la necessaria capacità di seguire la dinamica “liquida” dell’azienda fornendo, al tempo stesso, le necessarie certezze in termini di responsabilità gestionale.

Da ultimo un consiglio agli imprenditori: l’organigramma va sempre osservato, ma ancor più quando le abitudini, la sopravvenuta sfocatura con le necessità aziendali ne rallentano il suo utilizzo al punto da creare, diciamo inconsapevolmente (diciamo) un organigramma ‘ombra’ le cui funzionalità ‘carsiche’ rendono complessa la gestione. A quel punto mettiamo da parte gli adagi  di ‘gattopardesca’ memoria e …. cambiamo per cambiare.