Il valore della contabilità generale

La contabilità generale è un processo utilizzato per memorizzare le vicende aziendali, intendendo per tali tutti i rapporti regolati tra la stessa azienda ed i suoi referenti esterni. I meccanismi di analisi guardano agli aspetti finanziari ed economico – patrimoniali, generando quanto necessario per ottemperare alle conseguenti attività amministrative, tra cui il bilancio di periodo e la denuncia dei redditi. Molte aziende conferiscono detta attività all’esterno, alcuni utilizzano pacchetti preconfezionati, altri se la costruiscono nel proprio ambito aziendale.

La fatturazione elettronica, di fatto, ha mutato le abitudini di molti. Fin qui tutto chiaro. Tuttavia l’oggetto del contendere non è certo discutere dell’utilità del processo contabile con stretto riguardo agli scopi per cui è nato. Il punto è un altro: può la contabilità generale assolvere ad altre funzioni che non siano la mera, pur utile e puntuale, registrazione dei fatti aziendali?  E’ possibile per l’imprenditore annoverare la contabilità generale tra gli strumenti gestionali in grado di supportarlo nella sue attività decisionali? Non dobbiamo dimenticare che il processo contabile preserva una messe di informazioni enorme che si potrebbe utilizzare in tanti modi.

È opportuno pre-organizzare le informazioni giacenti per fare in modo che possano essere utilizzate con economicità, tempestività ed efficacia. In proposito, tra le tante, focalizziamo l’attenzione su almeno tre accortezze:

1. Costruzione di un piano dei conti adeguato alle varie necessità;
2. Sviluppo di efficaci processi di estrazione dei dati ed informazioni;
3. Correlazione e raccordo con altri sistemi di rilevazione. 

Riguardo al primo aspetto –  Costruzione di un piano dei conti – si ricorda che è che un prospetto a matrice nel quale confluiscono tutti i conti (su righe) che si prevede di utilizzare, corredati da descrizione, codice ed altre informazioni (su colonne). I singoli conti confluiscono in conti somma (mastri), a vari livelli, che saranno utilizzati per la redazione del bilancio o altre finalità. Il piano dei conti non deve contenere troppi o pochi elementi  ma un’entità adeguata alle necessità, prevedendo anche possibili new entries in modo agevole.

È difficile stabilire quale possa essere il giusto numero di conti ma, per la mia esperienza, il range da 500 a 1000 potrebbe essere ottimale per utilizzarne appieno correntemente dal 30 al 50% della sua massima estensione.  La sua articolazione dovrà tenere conto dell’impianto generale ma anche, e  soprattutto, della sensibilità dell’imprenditore. Se si volesse tenere sotto diretto controllo i livelli di fatturazione è opportuno correlare il numero di conti relativi al set delle linee di vendita e blocchi di prodotto / servizio venduti.

Alla sensibilità sul livello dei costi dovrà corrispondere un’articolata distribuzione dei vari conti pertinenti alle linee di produzione. Se, invece, si ritiene opportuno tenere sempre sotto stretto controllo le fonti di finanziamento, vanno aperti tanti conti quanti sono gli istituti di credito per le singole modalità di sostegno ( es; banca xx – conto sbf, banca xx – mutuo, etc..). Per i clienti e fornitori la maggior parte dei sistemi consente di avere un unico conto di contabilità che rimanda ad un articolato ed analitico partitario. Se le necessità fossero combinate aumentano i livelli di problematicità e, forse, anche il numero all’interno del piano dei conti. Ma tant’è!

Veniamo al secondo aspetto – Sviluppo di efficaci processi di estrazione dei dati ed informazioni. Bisogna prevedere modalità agevoli di scarico della contabilità e modelli aggreganti in grado di assicurare l’utilizzo efficace delle informazioni. L’imprenditore deve avere risposte veloci e precise e i processi di estrazione devono essere correlati alle sue necessità ed alle sue esigenze spot.

Un esempio? Quanto dovrà essere richiesto in termini di revisione degli accordi vigenti con la clientela per compensare l’aumento del costo del carburante? O delle materie prime? Non si parla sempre di strategia, ma anche di tattica e, troppe volte, di sopravvivenza.   

Il terzo punto – Correlazione e raccordo con altri sistemi di rilevazione – può essere fonte di grande soddisfazione. Facendo leva anche sui due precedenti la contabilità generale può controllare la contabilità industriale, intendendo per tale quella forma di rilevazione che proviene da cosa si è prodotto e non dalle singole vicende aziendali. 

In qualche modo la contabilità marca l’evoluzione dell’uomo: da Homo Habilis passiamo a Homo Cont – Habilis padrone dei propri conti e, auspicabilmente, all’Homo ContR – habilis che utilizza la contabilità per controllare  la gestione. 

Dopo aver fatto un volo pindarico sull’argomento e sul relativo processo, in esito ai quesiti posti  all’inizio delle nostre riflessioni, prendendo a prestito dal compianto Mel Brooks in Franknstein Jumior, potremmo urlare:  si …. può …. fareeee !!