Gestione data base del personale in azienda

Gestione data base del personale in azienda

“Non avrete mai ottimi rapporti con i clienti finché non avrete buoni rapporti con i dipendenti.” Lo pensava un grande come Walt Disney. A noi non rimane altro che farne tesoro.

I dipendenti sono un bene prezioso al quale le aziende fanno riferimento. Costituisce uno dei più importanti fattori produttivi, se non il più importante. Gli aspetti ed i presupposti valutativi possono variare da azienda ad azienda, tenendo anche conto del tipo di attività: produzione diretta o di servizi. Ma forse non più di tanto al punto di poter ammettere, senza indugio che, insieme al disegno imprenditoriale, costituiscono la vera e propria essenza dell’azienda, potendo generare i presupposti per inanellare successi o decretarne il suo de profundis.

Preso atto di tutto ciò, lo stesso imprenditore come gestisce, coltiva e “coccola” i suoi dipendenti?

In più di una occasione questa rubrica ha affrontato le tematiche del personale e del suo rapporto con l’imprenditore (per tutte vedasi: https://toscanaeconomy.it/il-valore-delle-persone-in-azienda/ e https://toscanaeconomy.it/dimissioni-in-azienda-il-fenomeno-y-o-l-o/). Con questo ulteriore contributo si intende proporre lo sviluppo di un database all’interno del quale poter avere a disposizione tutte le informazioni, quali – quantitative, dei propri dipendenti. L’integrale disponibilità dello stesso sarà in capo a chi è chiamato alla gestione a tutto campo del comparto, non solo da un punto di vista amministrativo.

Non si sta parlando di un modello esistente sul mercato, né di una specifica “costola” di un sistema gestionale già sperimentato. Si vuole sottolineare la tipologia di informazioni che sarebbe opportuno avere a disposizione per impostare una proficua gestione amministrativa ed industriale dei propri dipendenti.

Alcune informazioni sono tratte dal libro matricola, altre ancora dalle anagrafiche e dalla generazione della procedura degli stipendi. Possono esserci informazioni nelle aree dedicate alla sicurezza, alla formazione obbligatoria, qualora richiesta, ed altro ancora. Di norma tutti i documenti personali sono scannerizzati ed inseriti in appositi archivi che varrebbe la pena avere immediatamente a disposizione. Insomma, in assenza di ottimizzazione, gli ambienti dai quali trarre le informazioni potrebbero essere vari e generare improduttive perdite di tempo nella loro ricognizione.

Quanto sarebbe utile avere tutto a portata di mano e profilare il proprio dipendente in un click! In questo soccorre il nostro suggerimento che prevede in un unico ambiente:

• Componente anagrafica;
• Informazioni particolarmente sensibili;
• Know how;
• Elementi del contratto;
• Elementi della retribuzione;
• Scadenze per formazione obbligatoria;
• Link diretto a documentazione scannerizzata del dipendente;
• Altre informazioni.

I blocchi logici individuati sono “abbastanza” logici da non dover essere ulteriormente commentati. Tuttavia, forse, vale la pena focalizzare il secondo blocco, quello relativo alle informazioni particolarmente sensibili.  Possono trovare spazio alcune caratteristiche del dipendente, come ad esempio soffrire di claustrofobia, di vertigini, specie qualora l’azienda si occupi di particolari attività e il dipendente potrebbe essere chiamato ad andare in quota o in ambienti particolarmente confinati.

L’applicazione dovrebbe almeno consentire di ricostruire la situazione complessiva in qualsiasi momento e, in chiave predittiva, tenere conto di situazioni future al netto dei dipendenti assunti a tempo determinato. Queste “passeggiate” lungo la linea del tempo restituiscono una serie importante di informazioni, non ultimo:

• Su quanti dipendenti si potrà contare ad una data prevista, magari tenendo conto che l’azienda si avvale costantemente di assunzioni a tempo determinato;
• Confrontare le informazioni sintetiche tra due date ben definite con finalità gestionali e, magari, statistiche; basti pensare alle informazioni richieste per popolare la nota integrativa nel documento di bilancio annuale o a quelle richieste da associazioni di categoria;
• Altre motivazioni.

Dopo aver sviluppato il database del personale, è importante mappare le regole per il suo utilizzo. Per quanto ovvio il primo driver è la privacy. Con sapienti attività di filtro, alcune informazioni  del database possono essere messe a disposizione della direzione operativa per la migliore combinazione tra disponibilità di Risorse e opportunità di utilizzo. Altri set di informazioni possono essere condivisi con chi si occupa di contabilità industriale, altri ancora per chi gestisce l’attività di formazione, stipendi e così via.

Nella mia attività di consulente aziendale ho avuto modo di constatare che la migliore soluzione sta nella generazione di un unico database, accentrato, con tutte le informazioni necessarie, unito ad una sapiente messa a disposizione delle sole informazioni dei quali i vari comparti necessitano per finalizzare la propria attività. Va elaborato un sapiente filtro che permetta, informaticamente e non solo, il passaggio di quanto veramente indispensabile, evitando in assoluto di violare la privacy.

Questa attenzione, purtroppo non scontata, sarà considerata dai dipendenti un vero e proprio valore, che potrà ulteriormente rafforzare negli stessi il concetto di identità aziendale.

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