Gestione automezzi aziendali

La gestione degli automezzi è parte integrante di un più ampio disegno di controllo

Secondo il famoso pilota Mario Andretti “Se tutto è sotto controllo, stai andando troppo piano.”

Forse in azienda le cose vanno viste ed apprezzate in modo diverso al punto che il controllo, per sua natura, va considerato un po’ come il prezzemolo: sta bene su tutto.

Sta bene anche sul parco automezzi, a prescindere dal tipo di attività svolta. Per loro natura generano un’importante sequenza di oneri, sia diretti che indiretti. In merito possono essere la risultante di varie scelte aziendali che vanno dall’acquisizione diretta, al leasing, renting o noleggio “alla spina”, vale a dire al bisogno. Non esistono scelte giuste o errate ma soluzioni più o meno correlate al disegno imprenditoriale. Dietro ciascuna scelta, oltre all’aspetto puramente economico, risolvibile brillantemente con una mera operazione di arbitraggio, insistono altri elementi, tra i quali:

• Gestione amministrativa dell’automezzo;
• Carichi di responsabilità;
• Disponibilità dello stesso;
• Altro ancora.

Con questi ulteriori elementi il grado di complessità nella gestione del parco automezzi si incrementa e, al tempo stesso, vacillano le lapidarie, apparenti certezze verso l’una o altra tipologia di scelta.

Le risposte e gli ulteriori gradi di affinamento nella gestione del parco automezzi potranno provenire da una sapiente ed attenta gestione delle loro voci di costo, per il tramite di una applicazione. Potrà essere già presente in un sistema gestionale oppure gestita a parte. L’importante è che vi sia una serie di elementi finalizzati alla copertura della struttura dei costi che li riguarda.

Solo a titolo di esempio si possono ipotizzare i seguenti oneri:

• Bollo;
• Assicurazioni;
• Costo leasing, renting o di acquisto;
• Manutenzioni e riparazioni varie;
• Pneumatici;
• Carburante;
• Telepass;
• Tagliandi;
• Revisione periodica;
• Altri costi.

Per tutti questi elementi di costo ci si dovrà sforzare per identificare il range di utilità temporale all’interno della propria azienda, poi vedremo il perché. Se per alcuni di essi l’esercizio è semplice, per altri potrà essere più complesso. Partendo dai più semplici, il costo delle assicurazioni e dei bolli è ben definito, va dai 6 mesi all’anno. Anche il renting o leasing è determinato contrattualmente, come pure i tagliandi e la revisione periodica. Più complessa è la definizione della durata di un intervento di manutenzione. Per quanto ovvio è comunque convenzionale e potrà essere affinata tempo per tempo, avvalendosi anche delle esperienze pregresse. Tutto quanto appena espresso perimetra un campo all’interno del quale si può entrare in modo convenzionale, ma con estrema cognizione di causa.

A cosa serve la identificazione del periodo di riferimento di un costo? Ovviamente a comporre il costo diretto di ciascun automezzo per un determinato periodo di tempo. Se posizioniamo l’asticella del tempo al 30 giugno 2023, i vari costi inseriti, se rientranti nel periodo ‘ 1 gennaio – 30 giugno ‘, saranno considerati del periodo, in ottica pro rata temporis, altrimenti no. Lo stesso dicasi per i vari posizionamenti che la gestione aziendale renderà opportuni.

Questo database, una volta composto, potrà innescare uno scadenzario particolarmente utile. Si dovranno indicare, in primis, quelle componenti di costo che si ritiene opportuno monitorare come scadenza. A seguire va generato un apposito ambiente in grado di catturare quelle richieste. Dovrà essere impostato in modo tale da restituire le informazioni necessarie alla osservazione delle relative scadenze.

Facciamo un esempio. Si intende monitorare la scadenza degli oneri per assicurazioni. In modo parametrico si prevede che l’informativa mi dovrà evidenziare quelle per i prossimi 30 giorni.

Siamo al 30 giugno, pertanto l’applicazione farà emergere quelle che cadono dal 1 al 30 luglio,  potendo consentire al gestore di avere contezza e tempo per ottemperare all’incombenza dei rinnovi.

In sintesi, con una simile gestione si avranno le seguenti opportunità:

• Quantificazione dei costi diretti per singolo automezzo con trasferimento delle informazioni al sistema di contabilità industriale;
• Verifica dei consumi e dell’usura per singolo automezzo con possibile individuazione di utilizzi non corretti;
• Evidenza delle scadenze obbligatorie con assist all’attività amministrativa;
• Possibilità di confronto tra gestione dei singoli automezzi con supporto a chi, successivamente, dovrà fare scelte di acquisto, noleggio, renting o altro.

La gestione degli automezzi, partendo da un unico dato, consente una molteplicità di utilizzi, tutti all’insegna di un unico driver: la sempre più corretta e trasparente gestione dei fattori produttivi disponibili.

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