• 17/02/2025

Funzionigramma, elemento della normativa aziendale

 Funzionigramma, elemento della normativa aziendale

L’interazione degli elementi della normativa aziendale, tra cui il funzionigramma, sono un importante driver e un ottimo substrato organizzativo

Non è sempre agevole far passare il messaggio che la normativa interna costituisce un valore importante, al punto da meritarsi la medaglia di vero e proprio fattore della produzione.

Ne ho già parlato in contributi più ampi  (Il fattore produttivo della normativa interna) ed in particolari occasioni in cui mi sono concentrato su alcune tipologie della stessa, proprio come ora (Organigramma, il faro di un’impresa; Il regolamento aziendale).

Proseguendo nell’analisi dei singoli elementi, è la volta del funzionigramma, che definisce le attività e le funzioni di ciascun elemento dell’organigramma.

Per “elemento” si vuole intendere: area, servizio, ufficio, altro. Si riferirà all’attività commerciale, all’organizzazione, gli acquisti, l’amministrazione, la sicurezza e altro ancora.

Il funzionigramma focalizza gli ambiti di competenza, le relative finalità e quant’altro opportuno e necessario per una sempre più proficua messa a conoscenza dei relativi posizionamenti. Altro aspetto fondamentale è la qualificazione del rapporto gerarchico e funzionale di ciascun elemento.

Per “gerarchico”, anche se il termine di primo acchito non raccoglie simpatie, si vuole intendere il rapporto tra il singolo elemento dell’organigramma e l’organo immediatamente superiore, e inferiore, in termini di responsabilità.

Il rapporto “funzionale” si consuma tra lo stesso elemento e tutti gli altri con i quali avrà a che fare per portare a compimento la propria missione.

In altre parole: con il rapporto gerarchico si regolamentano le responsabilità, con quello funzionale ci si occupa di normare le relazioni finalizzate al compimento del proprio business.

Alla stregua degli altri item normativi, va messo a conoscenza di tutti tramite il veicolo comunicativo previsto nel regolamento di ciascuna azienda. Solo a titolo di esempio ci si riferisce a:

  • consegna a mano del documento con acquisizione di firma per ricevuta;
  • apposizione nella bacheca apposta in luogo dove è possibile l’accesso ai singoli dipendenti;
  • informativa tramite mail aziendale;
  • post nella intranet aziendale.

Le ipotesi sono state proposte in ordine di evoluzione, partendo dalla più datata, ma sempre attuale, alla più dinamica. Anche per questo vige il criterio della proporzionalità, che tiene conto del rapporto tra dimensione aziendale e metodologie utilizzate. L’importante è raggiungere il giusto compromesso tra:

  • economicità e fluidità del veicolo comunicativo;
  • efficacia del processo veicolato.

Nel corso del tempo, in azienda, il funzionigramma, alla stregua degli altri item componenti la più articolata normativa interna aziendale, è suscettibile di variazioni. Potrebbero scaturire dalla necessità di impostare un organigramma differente, dovuto all’evoluzione dimensionale o per aver rimodulato le linee di business.

Le motivazioni potrebbero essere varie ma, per il momento, portiamoci a casa la consapevolezza che lo strumento in questione non è un totem e che se ne deve prevedere la possibilità di modifica, in stretta correlazione con l’andamento della stessa azienda.

Quanto è importante il funzionigramma? A questo mondo, come diceva Einstein, tutto è relativo. Battute a parte, potremmo rispondere in senso positivo, enunciandone la indispensabilità, o essere un po’ più snob e inserirlo semplicemente tra le tante cose che si devono fare.

Con l’adozione di questo strumento, previa una preliminare e puntuale analisi, si mette in piedi un efficace “chi fa che cosa”, non propriamente in modo atomistico per singolo dipendente, questo è il compito del mansionario, ma a livello di singolo elemento dell’organigramma (es: area amministrazione, area commerciale, etc).

Proviamo a impostare un corretto modus operandi, magari prendendo anche spunto da aziende che in rete diffondono il proprio modello (solo a titolo di esempio: Funzionigramma di Azienda Servizi Pubblici Spa), anche se potrebbero risultare parzialmente sfocati rispetto alle nostre peculiari necessità.

Elaborando una corretta sequenza, dopo aver bene in testa lo statuto, il regolamento, l’organigramma, la mission e lo stile dell’azienda, si può iniziare a lavorare anche sul funzionigramma. Si prende in considerazione un elemento per volta. Per il nostro esempio utilizziamo l’area commerciale. Si inizia con una descrizione sommaria dell’area per acclimatare il lettore.

Si prosegue con la descrizione e commento di tre ulteriori item:

  • dipendenza funzionale (da e con) dell’area;
  • dipendenza gerarchica (da e con) dell’area;
  • rapporti con l’esterno (chi).

A seguire si elencano tutte le attività previste per quell’area.

Le stesse si potrebbero aggregare in macroaree o altro meccanismo per questioni di carattere organizzativo.

Questo lavoro andrà svolto per tutte le strutture presenti nell’organigramma.

Il lavoro è complesso, articolato. Richiede il contributo sia dell’imprenditore, ma anche dei suoi collaboratori. In questo modo si riesce a coinvolgere la struttura in modo proattivo che aiuterà non poco nella successiva gestione dello strumento.

Per consentire la migliore gestione a regime del modello suggerisco di sviluppare un’apposita applicazione. Per esperienza diretta, ho avuto modo di constatare che la soluzione è molto apprezzata dall’impresa che, oltre a vedersi impostare un lavoro interessante, acquisisce contezza, che tramite l’applicazione avrà modo di poter gestire in modo dinamico nel prosieguo e anche autonomamente.

In questo modo il funzionigramma, tramite l’applicazione descritta, cresce in modo correlato con l’azienda e le sue necessità.

Quante attività singole e quante macro-aggregazioni di attività sono previste in un’azienda? Dipende. Per la mia esperienza, in un’azienda di dimensioni medio piccole, si potrebbero rilevare da 200 a 500 attività.

Le macro-aggregazioni potrebbero essere raccordate con un altro interessantissimo processo gestionale: l’ABC – Activity Based Costing, del quale parleremo in una prossima occasione.

Insomma, un processo interessante che copre un’attività altrettanto importante, raccordabile con altri processi, che ci ha messo nella condizione di applicare, ancora una volta, la regola aurea secondo la quale ciascuna applicazione per l’azienda deve:

  • accogliere velocemente le esperienze oggettivamente maturate e sperimentate in altri contesti;
  • valorizzarsi e differenziarsi con quel know how e quei comportamenti propri, se non unici, della stessa azienda.

Provare per credere!

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Umberto Alunni

Giornalista, consulente aziendale, motivatore, scrittore

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